Bakgrund om företaget
Massoptimering Väst är ett företag som sysslar med mottagning, hantering och förädling av jord- och schaktmassor samt övrigt avfall inom bygg och anläggning. Bolaget ägs till ena halvan av Massoptimering Sverige och till andra halvan av Fraktkedjan Väst och är verksamt inom Västsverige.
Utmaningen
Massoptimering digitaliserade och automatiserade i tidigt skede processerna kring hanteringen av den dokumentation som enligt lag måste föras kopplat avfallets ursprung, karaktär och avsändare. Denna process gjordes inledningsvis manuellt i pappersformat och man insåg snabbt vilka enorma problem detta skulle leda till i framtiden, i takt med att verksamheten utvecklas. En stor del av Massoptimering Västs koncept är nämligen att drifta många och små/medelstora mottagningsanläggningar och på så sätt kunna erbjuda en enorm flexibilitet gentemot leverantörer och kunder. Nackdelen är just att detta innebär en enorm dokumentationshantering.
Citat:
“Vår verksamhet som den ser ut idag hade inte fungerat utan detta verktyg! Vi sparar ca 50% av en administrativ tjänst, enbart med detta formulär.”
– Michael Holmberg, Driftansvarig Massoptimering.
Lösningen
Med hjälp av Dokivforms skapade Massoptimering ett webb-formulär kallat “Mottagningsdokument” som alla kunder/avfallslämnare måste fylla i och signera innan mottagande av avfallet sker.
När formuläret är inskickat namnges och lagras det automatiskt enligt förutbestämda inställningar i DOKIV´s molnbaserade webb-portal. Driftansvarig får automatiskt en “pling” i telefonen med en länk till det inskickade formuläret, som med en gång granskas och ges en grön eller röd status. Transportledarna har direkt tillgång till alla inskickade formulär och vet på så sätt precis vad som gäller och kan skicka en lastbil för hämtning bara några minuter efter bokningen skett. Innan processen var digitaliserad kunde detta ta flera timmar, i värsta fall ett par dagar, och på så sätt kunde man inte hjälpa kunder som akut behövde bli av med sitt avfall.