Den digitala ordningsvaktsrapporten

Polismyndighetens ordningsvaktsrapport

Ordningsvaktrapporten är en blankett som skall fyllas i av ansvarig ordningsvakt efter varje öppettillfälle för olika evenemang, dans & nattklubbar samt festivaler. Ordningsvakterna är Polisens förlängda arm och har utökade befogenheter att t ex avvisa, avlägsna och omhändertaga personer. Det är ytterst viktigt att rapporterna fylls i rätt och dokumenteras enligt lagstadgade föreskrifter. Vid behov kan man komplettera ordningsvaktsrapporten med fängselrapporter, brandtillsyner, avrapporteringar och mycket mer.

Uppdagade problem med ordningsvaktsrapporter:

Olika typer av inrapportering (fax, e-post, papper)
Otydliga rapporter på grund av dålig handskrift, dåligt bläck o.s.v. har gjort rapporter svåra att tyda.
Skickat in rapporter från polisens hemsida, rapporterna har visat sig vara blanka när dem kommit in.
Vakterna får ingen kvittens på att rapporten har mottagits.
Rapporter har försvunnit, inte kommit fram eller nått fel e-postadress eller faxnr.
Rapporter har kommit in efter några dagar, någon vecka eller i vissa fall efter någon månad.
Ordningsvakterna har skickat in rapport där viktig information inte funnits med, som måste kompletteras vilket försvårar utredningsarbetet.

Innan Dokivforms

Ordningsvakterna i Borås har uppmärksammat att polisen inte har full kontroll på rapporterna som kommer in. Detta har man påvisat genom att skicka in felaktiga rapporter som inte har gett någon feedback. När rapporterna kom in sattes de i pärmar som sedan blev svåra att hitta. Personen som tar emot rapporterna hade ingen kunskap om från vilka krogar eller hur många rapporter som väntades komma in. Bristande kontroll på rapporterna har lett till dåligt förtroende för polisen och sämre avrapportering från vakterna.

Med Dokivforms

I Borås används nu Dokivforms som är mycket uppskattat. Genom att fylla i rapporten via mobil, surfplatta eller dator kan rapporterna fyllas i var som helst, när som helst. Rapporterna blir rätt ifyllda och når fram till rätt person, helt automatiskt. Ordningsvakterna känner sig nu både sedda och trygga. Dokivforms har resulterat i bättre ifyllda rapporter och snabbare feedback. Nästan 99% av ordningsvaktsrapporterna är inskickade innan söndagskvällen. På måndagen kan den ansvariga hos polisen ta hand om rapporterna och skicka dem vidare till utredare.

Med Dokiv underlättas arbetet :

Enkel rapportering som kan ske från mobilen, surfplattan eller datorn.
Automatisk summering ger full kontroll och översikt på alla rapporter.
Appen gör att vakterna kan se sina rapporter, vem som mottagit dem och eventuellt mejla dem vidare.
Rapporterna signeras med e-signering, datum och tidsstämpling som gör att inget kan ändras, för allas säkerhet.
Alla rapporter och svar sparas i Dokiv vilket gör att det blir enkelt att hitta.
Information såsom vaktmöten, utbildningar m.m. presenteras i en gemensam portal för vakterna.
Man kan editera formuläret (rapporten) snabbt och enkelt. Lägg till och ta bort frågor, ändra texter osv.
Kan inte skicka in ofullständiga rapporter, obligatoriska fält säkerställer detta.

Uppgiftslämnare: Joakim Danz Polismyndigheten område väst